Si eres una PyME de reciente creación o un emprendedor, claro que es muy importante conocer las diferentes opciones de software para facturar electrónicamente; pero antes necesitas cumplir con una serie de requisitos ante el SAT: aquí te decimos cuáles son y cómo puedes elegir la mejor opción para generar tus CFDI.

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Desde hace ya muchos años, el uso de tecnología en las actividades y procesos de toda compañía, no debería ser algo extraño. 

Todo lo contrario, hoy en día es una práctica crucial para la simplificación de las operaciones, pero sobre todo alcanzar y mantener la competitividad del negocio.

Trámites como el pago de servicios como el agua o la luz; la presentación de las declaraciones de impuestos  o la generación de citas para obtener documentos oficiales, por mencionar algunos; ya se realizan por Internet.

Con la ventaja de hacerlo desde cualquier lugar, casa u oficina.

De tal modo que un negocio de reciente creación o emprendimiento que ya comienza a andar, requiere de la tecnología.

Justamente, una muy relevante está relacionada con la emisión de facturas electrónicas, mediante el uso de un software que ayude y simplifique la generación de comprobantes digitales (CFDI).

Entonces, para este artículo, no está demás recordar qué es y por qué se necesita un sistema de facturación. 

Además de automatizar y hacer más eficiente la emisión de facturas electrónicas, este tipo de tecnología también colabora en el cumplimiento fiscal; de acuerdo con las disposiciones y obligaciones establecidas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Sobre todo, en el tema de comprobantes, estar en línea con el CFDI 4.0.

Más allá de estar en orden y en regla con la autoridad tributaria, un software de facturación electrónica, dependiendo del proveedor, puede incluir funcionalidades que ayudan al análisis del negocio mediante reportes.

Hasta este punto, cómo elegir un sistema de facturación electrónica para empresas de reciente creación y emprendedores. 

Al ser un emprendedor o tener una empresa de reciente creación, elegir un sistema de facturación electrónica adecuado es clave para cumplir con las normativas del SAT y al mismo tiempo optimizar costos y procesos. Aquí algunos aspectos importantes a considerar:

1. Costo

  • Planes accesibles: Buscar y evaluar sistemas de facturación que ofrezcan planes económicos, ideales para pequeñas empresas o emprendedores. Algunos proveedores tienen planes gratuitos o de bajo costo para quienes emiten pocos comprobantes al mes.
     
  • Escalabilidad: Es importante que el sistema elegido permita escalar a medida que el negocio crece, ofreciendo más funcionalidades o más folios sin tener que cambiar de proveedor.

2. Facilidad de uso

  • Interfaz amigable: Como emprendedor, probablemente necesiten un sistema intuitivo que no requiera de mucho conocimiento técnico. 

Importante, entonces, revisar que el sistema tenga una curva de aprendizaje corta y permita generar facturas de manera rápida y sencilla; además de ofrecer funcionalidades de análisis del negocio.

  • Soporte técnico y tutoriales: Asegurar que el proveedor ofrezca soporte adecuado en caso de problemas o dudas, ya sea vía chat, teléfono o con manuales claros.

3. Cumplimiento normativo (CFDI 4.0 y complementos)

  • Verificar que el sistema esté actualizado con la última versión del CFDI (actualmente, la 4.0) y que cumpla con los requisitos del SAT, incluidos los complementos de pago, nómina, entre otros.
     
  • Timbrado con PAC: El sistema debe trabajar con un PAC autorizado por el SAT para garantizar que las facturas estén correctamente timbradas y válidas.

4. Movilidad y accesibilidad

  • Acceso en la nube: Para emprendedores que trabajan de forma remota o desde distintos dispositivos, es recomendable un sistema de facturación basado en la nube. 

Esto permitirá generar y consultar tus facturas desde cualquier lugar, ya sea en una computadora, tablet o smartphone.

  • Aplicaciones móviles: Algunos sistemas ofrecen aplicaciones móviles que facilitan aún más la generación de facturas.

5. Integración con otros sistemas

  • Si ya se usa o planea utilizar un sistema de administración, ERP o CRM, buscar un software de facturación que se integre fácilmente con estos. Esto te permitirá llevar un mejor control de inventarios, finanzas y operaciones.
     
  • Métodos de pago: Un sistema que facilite la integración con plataformas de pago (como PayPal, Mercado Pago, etc.); es un plus.

6. Funcionalidades adicionales

  • Gestión de clientes y productos: Algunos sistemas ofrecen la posibilidad de crear bases de datos para clientes y productos, facilitando la emisión de facturas recurrentes.
     
  • Reportes y análisis: El software incluye reportes detallados sobre ventas, ingresos y egresos, esto permitirá tener una mejor visibilidad financiera de tu negocio.

Con estos puntos en mente, es posible tomar una decisión informada y adecuada para tu emprendimiento.

Además, estos ayudarán a entender cómo funciona un sistema de facturación y por qué se necesita.

Un paso previo
Para poder emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), es importante cumplir con los requisitos establecidos por el SAT. 

Antes de elegir un sistema de facturación electrónica, asegurar tener:

  • Estar inscrito en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC):

La empresa o como persona física, se debe contar con un RFC activo y estar al corriente en las obligaciones fiscales.

  • Contar con un Certificado de Sello Digital (CSD):
    El CSD es indispensable para firmar los CFDI de manera electrónica. Este certificado lo emite el SAT y es distinto a la FIEL (Firma Electrónica Avanzada).
  • Obtener un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC):
    Los PAC son empresas autorizadas por el SAT para validar y certificar los CFDI. El sistema de facturación debe integrarse con un PAC para timbrar las facturas electrónicas.
  • Contar con un sistema o software de facturación compatible:
    El sistema elejido debe permitir generar facturas electrónicas (CFDI) en el formato XML y cumplir con las versiones actuales y futuras exigidas por el SAT, como se menciona previamente.

El software debe poder generar tanto el archivo XML (valido ante el SAT) como la representación gráfica del CFDI (generalmente en formato PDF).

  • Emitir CFDI con el complemento adecuado:

Si el negocio requiere facturas con complementos especiales (por ejemplo, para comercio exterior, pagos, nómina, etc.), el sistema debe ser capaz de incluir estos complementos correctamente.

  • Contar con un control adecuado del folio fiscal y otros datos requeridos por el SAT:

Las facturas deben tener un número de folio fiscal asignado por el SAT, el cual se genera durante la validación con el PAC.

  • Cumplir con las obligaciones de almacenamiento y consulta de CFDI:

El sistema debe  almacenar los XML y PDFs por al menos 5 años, ya que el SAT puede requerir esta información en cualquier momento.

Con estos requisitos, se estará listo para emitir CFDI de manera correcta y conforme a las normativas del SAT.