La clave para superar las problemáticas de las PyMEs y la nómina digital radica en invertir en soluciones tecnológicas accesibles, capacitar al personal y contar con proveedores confiables que ofrezcan un soporte continuo y adaptado a sus necesidades.

Factupronto®

La implementación de un software o plataforma en la nube de nómina digital, implica adquirir una solución tecnológica que ayude a:

  1. Automatizar los procesos de cálculo de salarios, retenciones, impuestos, prestaciones, etc.
  2. Asegurar funcionalidades actualizadas a la versión 4.0 del CFDI, la más reciente, a fin de asegurar el cumplimiento cabal.
  3. Integración con otros sistemas, pues aunque el negocio sea una PyME, es necesario que el software de nómina esté integrado a otras soluciones, o actividades de la empresa, como la contabilidad o recursos humanos.

Pues llevar la nómina es una preocupación frecuente para las empresas, sin importar su tamaño.

Más allá de ser una compensación por el trabajo realizado, su gestión también está relacionada con aspectos fiscales que deben manejarse con cuidado. 

Si hay una falta de recursos tecnológicos, por ejemplo, puede complicarse aún más en todos los sentidos.

Ya que muchas PyMEs, aún utilizan sistemas básicos o herramientas manuales (como hojas de cálculo) para la gestión de la nómina.

Esto limita la eficiencia y aumenta el riesgo de errores en el cálculo de salarios, impuestos y deducciones, así como en el cumplimiento de llevar la nómina digitalmente.

Adicionalmente, la inversión inicial en software de nómina digital y en la capacitación del personal puede ser alta, si no se elige al proveedor y solución tecnológica  adecuados.

En materia de cumplimiento fiscal, también puede ser un desafío.

Nuevos requisitos del SAT, su constante actualización y cambios frecuentes en la regulación, como las nuevas versiones de CFDI y requisitos específicos del SAT, requieren que las PyMEs mantengan su software actualizado.

Situación que puede complicarse, si no cuentan con un proveedor de software que ofrezca soporte continuo.

No cuidar este aspecto, motiva errores en la emisión del CFDI de nómina.

Errores comunes como registros incorrectos de RFC, datos incompletos o incorrectos o fallas en la validación de los XML, pueden resultar en multas y sanciones por parte de las autoridades fiscales.

Qué decir de un cálculo incorrecto en el pago de sueldos y salarios. Esto provocaría impacto en las finanzas del negocio y conflictos con los trabajadores, entre otras problemáticas.

Aún más: Los costos recurrentes de suscripciones o actualizaciones, pueden convertirse en una carga económica significativa.

Las PyMEs enfrentan varios desafíos específicos en la gestión de la nómina digital este 2024. 

Estos retos pueden tener un impacto significativo en su operación y cumplimiento fiscal. 

Aquí te presentamos algunos adicionales a los mencionados anteriormente:

Ciberseguridad y protección de datos personales:

  • Las PyMES pueden ser más vulnerables a los ciberataques debido a la falta de robustez en sus sistemas de seguridad. 

Esto pone en riesgo la información sensible de los empleados, como datos personales, bancarios y fiscales.

  1. Falta de Capacitación del Personal:
    • El personal encargado de la nómina a menudo carece de capacitación específica en el uso de plataformas digitales avanzadas, lo que puede llevar a un uso incorrecto de las herramientas y a errores en el procesamiento de la nómina.
       
  2. Dependencia de proveedores externos:
    • Muchas empresas del sector PyME dependen de proveedores de servicios externos para la gestión de su nómina digital. 

Esta dependencia puede generar problemas si el proveedor no responde adecuadamente a las necesidades de actualización, mantenimiento o soporte técnico.

  1. Automatización incompleta:
    • A pesar de contar con sistemas digitales, muchas PyMEs aún no logran automatizar completamente el proceso de nómina, manteniendo prácticas manuales para cálculos de incidencias, validaciones de pago, y conciliaciones, lo que incrementa el margen de error.
       
  2. Gestión de incidencias y nómina variable:
    • Gestionar aspectos como horas extras, bonos, descuentos por ausencias, y otras incidencias salariales sigue siendo complejo y propenso a errores, especialmente si la plataforma de nómina no cuenta con módulos específicos para atenderlos.

       
  3. Integración con otros sistemas:
    • Las pymes a menudo enfrentan dificultades para integrar la nómina digital con otros sistemas empresariales como Contabilidad, recursos humanos o finanzas.

Lo que puede llevar a inconsistencias en los registros y complicar la generación de reportes precisos.

  1. Retos en la generación y presentación de reportes:
    • Generar reportes detallados y adecuados para auditorías fiscales y revisiones internas puede ser un desafío si el software de nómina no ofrece funcionalidades avanzadas de análisis y exportación de datos.

Las PyMEs enfrentan una serie de desafíos en la gestión de la nómina digital en 2024, principalmente relacionados con la falta de recursos, capacitación y seguridad. 

La clave para superar estos retos radica en invertir en soluciones tecnológicas accesibles, capacitar al personal y contar con proveedores confiables que ofrezcan un soporte continuo y adaptado a sus necesidades.