En el envío de la contabilidad electrónica, las PyMEs pueden enfrentar una serie de errores frecuentes que pueden afectar la precisión y cumplimiento de sus obligaciones fiscales.

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Respecto a las obligaciones fiscales a cumplir por parte de los contribuyentes, la Contabilidad Electrónica ya forma parte de los procesos y actividades dentro de las empresas.

Recordemos que esta es una obligación que aplica para casi todos los contribuyentes, más no está exenta de desafíos y, sobre todo, de equivocaciones al generar los archivos que solicita el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Hay varias cuestiones a cuidar antes de enviarla a la autoridad tributaria; pues si esto sucede es posible caer en una revisión.

Errores más frecuentes
¿Cuáles son los errores más frecuentes? Aquí te decimos.

En primer lugar mencionamos uno de los más importantes: falta de congruencia entre los registros contables y la documentación que soportan estos, como facturas electrónicas recibos, notas de créditos, operaciones, etc.

Cometer este error es muy común. Cometerlo llevaría a inconsistencias que pueden derivar en actividades no deducibles y sanciones por parte del SAT.

¿De qué manera corregir? Las empresas, incluyendo las PyMEs y emprendedores, tendrían que implementar un sistema riguroso de verificación y conciliación periódica de los registros contables y su documentación correspondiente.

Importante asegurar que cada uno de los registros contables, en verdad, estén debidamente respaldados; además los documentos tienen que ser almacenados y organizados de forma adecuada.

En segundo lugar, otro de los errores más frecuente está en errores de captura y registro que incluye:

  • Datos incorrectos o incompletos: Ingresar información errónea, como números de facturas, fechas, o montos incorrectos.
  • Duplicidad de registros: Registrar la misma transacción más de una vez, lo que genera inconsistencias en la contabilidad.
  • Falta de registros: No registrar todas las transacciones, omitiendo movimientos importantes.

No actualizar la información en tiempo y forma, lo citamos como el tercer error más común.

Caer en esta situación: la falta de registros actualizados, puede ser interpretada como omisión intencional por el SAT.

Retrasarse en la actualización de la información también puede provocar problemas al ejecutar auditorías y revisiones fiscales.

Las empresas pueden establecer un calendario para la actualización de registros y movimientos contables en tiempo real y alineados a la fecha en la que esto debe suceder.

También se depende del personal: este debe ser capacitado o asignar la actualización como un deber fijando un responsable y supervisor.

Problemas de Formato, cuarto error más frecuente y tiene que ver con:

  • Formato inadecuado de archivos: No seguir las especificaciones requeridas para el formato de los archivos electrónicos. XML, principalmente.
  • Errores en la estructura de datos: Problemas con la codificación o la estructura del archivo que impiden su correcta interpretación por el sistema receptor.

Inconsistencias en los Datos, aparece como quinto error. A saber:

  • Descuadres contables: Diferencias entre los saldos de cuentas y los informes presentados.
  • Errores en conciliaciones bancarias: Inconsistencias entre los registros contables y los estados de cuenta bancarios. 

La Contabilidad Electrónica está sometida a diversas regulaciones, normas, reglas o leyes de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF), que pueden cambiar con frecuencia.

El desconocimiento de este aspecto, así como la incorrecta aplicación puede llevar a errores en su generación y entrega ante el SAT; siendo este escenario otro de los errores a evitar o corregir.

Sobre todo en lo que tiene que ver con la información fiscal; lo cual puede acarrear el problema de no cumplir con los plazos de envío establecidos por las autoridades fiscales.

Problemas Técnicos, aparece en la lista y este error principalmente está relacionado con la tecnología a usar de un software contable:

  • Fallos en el software: Errores de programación o fallos técnicos en el software de contabilidad que impiden el correcto procesamiento de los datos.
  • Problemas de conectividad: Interrupciones en la conexión a internet durante el envío de los archivos, lo que puede causar la pérdida de datos.

Finalmente, citamos los problemas de validación:

  • Errores en la validación de datos: No realizar una validación adecuada de los datos antes de su envío, resultando en rechazos por parte de las autoridades fiscales.
  • Inconsistencias fiscales: Diferencias entre los datos contables y los reportes fiscales que pueden generar auditorías o sanciones.

Recomendaciones para evitar errores:

  • Capacitación continua: Asegurar que el personal esté bien capacitado en el uso del software de contabilidad y en las normativas fiscales.
  • Revisiones periódicas: Realizar auditorías internas y revisiones periódicas de la contabilidad para detectar y corregir errores a tiempo.
  • Automatización de procesos: Utilizar herramientas de automatización para reducir el riesgo de errores humanos.
  • Soporte técnico: Contar con un buen soporte técnico para resolver problemas rápidamente.
  • Actualización constante: Mantener el software y los datos actualizados para cumplir con las regulaciones vigentes.