La Contabilidad, Cobranza y Facturación Electrónica son procesos clave a automatizar para tomar decisiones basadas en datos e información.
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La transformación digital para una pequeña y mediana empresa (PyME), o incluso una start up como negocio que inicia, implica la integración de tecnologías que mejoren su eficiencia operativa.
Asimismo, impulsan su productividad y una mayor adaptabilidad en el entorno empresarial.
Y esto, principalmente, se logra con la automatización de ciertos procesos clave que, además de simplificar y agilizar operaciones, ofrecen información clave del negocio para hacerlo crecer con una mejor toma de decisiones.
A continuación, te presentamos 3 procesos a automatizar en las PyMEs y startups para llevarlas a su consolidación:
La Contabilidad más allá de declaraciones de impuestos
Automatizar la Contabilidad no puede descuidarse por varias razones que impactan directamente en la eficiencia, la precisión y la toma de decisiones.
¿Por qué? Aquí te lo contamos:
Dos razones muy importantes que ya conoces son el ahorro de tiempo con la eliminación de tareas manuales y repetitivas, como la captura y registro de datos.
Hacerlo libera tiempo para que los equipos de trabajo también dediquen enfoque en actividades estratégicas.
Mientras que la reducción de errores asociada con la entrada manual de datos contribuye a la precisión de registros contables y evita problemas con las discrepancias en informes financieros y contables; las cuales pueden propiciar la revisión por parte del SAT y, en casos delicados, derivar en multas y sanciones.
El cumplimiento fiscal y normativo, no puede dejar de mencionarse, pues al automatizar la Contabilidad con un software empresarial suele estar actualizado a las últimas regulaciones fiscales y contables.
En paz con el SAT
De este modo, se garantiza el cumplimiento al SAT y prevenir sanciones por errores al presentar las obligaciones fiscales.
Un software contable, por ejemplo, también permite la actualización de datos en tiempo real, ofreciendo una visión precisa y actualizada de la situación financiera del negocio.
También se incluyen funciones destinadas a la gestión de la facturación y pagos; facilita el tratamiento fiscal y contable de las facturas electrónicas, su conciliación y, claro, cumplimiento de obligaciones como Contabilidad Electrónica, declaración de impuestos, cierre de año fiscal, estados financieros y más.
Factura Electrónica, imprescindible
La Facturación Electrónica, además de ser una obligación que pide el uso del comprobante fiscal, o CFDI; también ha impulsado en mucho la transformación digital de las PyMEs y la manera en que gestionan sus transacciones comerciales.
La emisión y recepción de facturas en formato digital reduce costos al eliminar el papel y la impresión de documentos; asimismo, fomenta la productividad y eficiencia; pues los CFDI se envían y almacenan de manera más rápida.
Esto reduce significativamente el tiempo y recursos para la gestión de documentos.
De igual modo, el cumplimiento normativo aquí es muy importante: la Factura Electrónica se sustenta en marcos legales y normativos establecidos por el SAT.
Al adoptar estos mediante la tecnología, las empresas pueden tener la certeza de cumplir con las regulaciones fiscales y comerciales vigentes; evitando posibles sanciones o multas asociadas a la emisión, recepción y cancelación de facturas.
En comparación con los documentos físicos, las facturas electrónicas proporcionan medidas de seguridad avanzadas como cifrado y autenticación; lo que reduce el riesgo de manipulación o pérdida de información.
Además, al requerir servicio de timbrado por un PAC autorizado; se otorga un timbre que garantiza su autenticidad, veracidad y aceptación por parte del SAT.
Finalmente, facilita la gestión y análisis de datos mediante la integración a otros sistemas tecnológicos, la gestión de datos, generación de reportes e informes para la toma de decisiones.
La importancia de la cobranza
La cobranza es un proceso vital para toda empresa, pues garantiza la entrada de dinero que ayuda a seguir operando. Si quieres hacerla más eficiente, su automatización es la solución, a fin de garantizar su certeza y seguridad.
Al integrar un software o portal web de cobranza, es posible establecer flujos de trabajo claros para gestionar la cobranza, desde el envío de recordatorios de pagos, conciliación de de cuentas, importación de CFDIs timbrados a otros sistemas para la aplicación de pagos hasta informes de antigüedad de saldos y vencimientos.
Incluso, las organizaciones pueden hacer más eficiente la administración de su flujo de efectivo al realizar proyecciones de los ingresos.
Contar con toda esta información, una empresa puede ofrecer opciones de pago más flexibles y personalizadas, además establece una comunicación más eficiente con sus clientes sobre los detalles del pago y saldos pendientes.
La automatización de la cobranza, igualmente, proporciona una visibilidad en tiempo real sobre el estado de cuentas y los pagos; lo cual facilita la toma de decisiones basadas en información actualizada.
Todo contribuye a una salud financiera de la empresa, mejorando la gestión de la liquidez y la capacidad de cumplir con obligaciones financieras.
¡Qué esperas para automatizar en tu PyME o start up, estos tres procesos clave!
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