Para tener una mejor gestión de CFDIs, el primer paso es la descarga automática de XML de facturas; también puedes generar reportes y analizar información a partir de esta para la mejor toma de decisiones.


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Una de las actividades más habituales en el proceso de facturación electrónica, es la descarga de archivos XML de esos documentos.

La descarga puede resultar una actividad rutinaria y poco atractiva, más representa el primer paso para el registro de transacciones comerciales y contables; que más adelante ayudará a cumplir con diferentes obligaciones fiscales relacionadas con el CFDI 4.0.

Incluso, en México, tener todos y cada uno de los archivos XML de los CFDI, es un requisito obligatorio establecido por el SAT para compartir información fiscal y contable de las operaciones de cualquier negocio. 

Además de ayudar a la gestión de CFDI.

Así que en la acción de obtener dichos archivos, dependiendo de la cantidad de facturas emitidas al mes, por ejemplo, se recomienda la descarga masiva de XML utilizando tecnología.

Como un software dedicado específicamente a esa función o sea una característica incluida en el sistema contable o administrativo utilizado.

La mejor gestión de CFDI 
Después de descargar los archivos XML de las facturas electrónicas, hay varias acciones importantes a seguir para una adecuada gestión de CFDI.

Aquí hay una lista de pasos:

Guardar los archivos XML en un sistema de almacenamiento organizado
Ayuda a estructurar carpetas por fechas, proveedores o cualquier otra categorización que facilite la búsqueda y recuperación de documentos. Beneficiando la gestión de archivos XML.

Además, hacer respaldos periódicos de los archivos XML garantiza la protección de la información en caso de pérdida accidental o daño.

Validar información contenida en los archivos XML
Asegurar que los datos, como montos, impuestos y datos del emisor y receptor, sean correctos y coincidan con la realidad de la transacción.

Integración con sistemas contables
Un sistema contable o de gestión empresarial, integra los datos de los archivos XML, garantizando la consistencia y coherencia de la información contable, fiscal y financiera.

Registro detallado de las facturas emitidas y recibidas
Crucial para el control contable, fiscal o financiero, así como el cumplimiento con las obligaciones fiscales. También impacta las facturas asociadas a pagos para dar seguimiento, cuidando el flujo de efectivo y conciliación de cuentas.

Generación de reportes
Utilizar la información de los archivos XML ayuda a generar reportes y análisis. Esto puede proporcionar información valiosa para la toma de decisiones y la planificación financiera.

En resumen, la descarga de los archivos XML trae beneficios para tu negocio, más allá de las actividades de Contabilidad.